Shakespeare a parte proviamo a scoprire insieme il significato di pianificare e programmare. Sono sinonimi a tutti gli effetti? Meglio pianificare o programmare? Cosa fare per pianificare e/o progettare al meglio?

Perché parlare di pianificare o programmare?

Forse non ti ho mai raccontato che una buona parte della mia giornata è dedicata ad un lavoro full time come dipendente che poco ha a che fare, apparentemente, con questo blog, questo sito e il programma di formazione per imparare a imparare al femminile. Apparentemente appunto e ora ti spiego perché. 

Da più di 20 anni mi occupo di acquisti, programmazione e pianificazione. L'ingegnere che c'è in me si diverte un Mondo a "giocare" con i numeri e a organizzare attività, tempistiche e azioni in base a schemi predeterminati. Un processo molto utile anche per la gestione del tempo nella vita di tutti i giorni ( se non lo hai ancora fatto scarica la mini guida gratuita "Chi ha tempo non perda tempo").

Si tratta di attività fondamentali, nel lavoro e nella vita di tutti i giorni. Pianificare significa delineare un processo, un cammino, una serie di azioni e micro tasks per raggiungere la meta e spesso nel linguaggio comune si sente parlare di pianificazione e programmazione come sinonimi. Questo però non è del tutto corretto.

Qual è la differenza principale tra  pianificare o programmare?

La risposta è molto semplice: l'orizzonte temporale.

In linea di massima potremmo dire che 

La Pianificazione è il processo attraverso il quale si definiscono gli obiettivi e le risorse di medio-lungo periodo, si individuano le azioni da svolgere e l'esatta sequenza in cui eseguirle, oltre agli strumenti necessari per raggiungere il risultato finale. 

Si sviluppa sul medio-lungo termine, normalmente si parla di anni.

In pianificazione non è raro definire degli step intermedi in cui verificare la situazione, fare delle valutazioni su ciò che è accaduto e se necessario apportare delle modifiche al piano originale.

I passi intermedi per trasformare la Pianificazione in azione hanno un orizzonte più breve ( mesi, talvolta settimane, o in alcuni casi anche periodi più brevi)

Questi step intermedi costituiscono la Programmazione, che a sua volta può essere ulteriormente frammentata.

Raccontato così sembra molto complicato, provo quindi a farvi degli esempi.

Supponiamo che nell'azienda per cui lavoro decidano di aumentare progressivamente negli anni i pezzi in vendita e conseguentemente sviluppare una piattaforma logistica più grande ma con costi ed efficienze ottimizzati. 

Partiamo dalla pianificazione cercando di rispondere alle seguenti domande:

Che risultato numerico vogliamo raggiungere e in quanto tempo?

Vogliamo fare una crescita più rapida ma con un rischio maggiore ampliando prima la piattaforma logistica o preferiamo un approccio più graduale e coordinato?

Per ottimizzare processi e costi vogliamo fare un piano di formazione continua o un training finale? 

E così via...

Una volta definita la linea di azione a lungo termine (pianificazione) possiamo passare alla programmazione suddividendo l'obiettivo in macro obiettivi annuali.

Prendiamo poi il primo anno e iniziamo a delineare un piano d'azioni e risorse relative al primo anno oltre a degli strumenti di verifica egli intervalli di controllo, poi andremo a spezzettare ulteriormente entrando sempre più nel dettaglio e definendo il lavoro del primo mese per esempio...

PER IL MIO 2023 PIANIFICARE O PROGRAMMARE?

Nella maggior parte dei casi la risposta è semplice. Perché scegliere se pianificare o programmare quando possiamo fare entrambe le cose?

Anche in questo caso facciamo un piccolo esempio. Entro fine anno vorrei fatturare 50.000 Euro con le mie attività online. Per farlo devo predisporre un sito funzionante, almeno un social collegato e una serie di azioni per farmi conoscere. Nel frattempo devo realizzare dei prodotti da poter offrire, definire dei prezzi ragionevoli e in linea con il valore del mio lavoro e trovare un modo per far arrivare il messaggio (pianificazione).

Se iniziassi a lavorare a testa bassa dal 1 di gennaio probabilmente entro metà febbraio avrò rinunciato al mio progetto. La meta finale risulta troppo lontana, l'obiettivo prescelto troppo distante dai piccoli risultati quotidiani, le azioni da svolgere tantissime e nel giro di poco tempo ciò che sembrava una meravigliosa avventura si trasformerebbe in una scarpinata.

L'ideale sarebbe a questo punto seguire questi piccoli passi:

• Suddividi l'anno in trimestri e definisci gli obiettivi intermedi

• Prendi poi in considerazione il primo trimestre e definisci i risultati mensili che vorresti raggiungere

• Ora dividi in settimane e inserisci in agenda le azioni più importanti da svolgere, l'ordine in cui compierle, le risorse necessarie ( tempi, costi, mezzi)

• Infine dettaglia ogni singolo giorno per una periodo di almeno due settimane rolling.

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