Ogni ricerca che si rispetti porta con sé molti dati da analizzare, ma non sempre questa analisi è fatta nel modo più efficiente possibile. Vediamo alcuni spunti pratici per fare un analisi dati in Excel che porti a risultati precisi in tempi rapidi.
Griglia e Tabella non sono sinonimi
Un errore che vedo spesso fare è quello di usare Excel come se fosse una "tabella preimpostata", riempiendo la griglia di dati senza convertire un intervallo di celle in tabella vera e propria. In realtà, il foglio di lavoro, con la griglia ben visibile e le celle modificabili, è molto utile per cominciare a dare un'impostazione sommaria, ma poi va convertito in una tabella effettiva per poter sfruttare al massimo tutte le funzionalità di questo strumento. Ad esempio?
- Compilazione automatica delle colonne a partire da formule impostate una sola volta a monte;
- Filtri per la selezione dei dati;
- Ordinamento delle righe in ordine alfabetico o crescente/decrescente senza che vengano mescolati i dati in esse contenuti;
- Ultima riga con riepilogativo automatico;
- Gestione rapida della formattazione dell'intera tabella,
- e molto altro ancora.
Convertire una selezione di celle in tabella velocizza molto l'elaborazione e la gestione dei dati contenuti.
La potenza in una formula
Per molto tempo ho pensato che fosse più semplice utilizzare il simbolo "+" per sommare soltanto 2 o 3 celle tra loro, invece che complicarmi la vita con la formula "=SOMMA(...)". Sai una cosa? SBAGLIAVO!
Se vuoi essere davvero efficace nell'analisi dati, utilizza sempre le formule: sembra più complicato, ma il tempo che ci metterai sul momento sarà lo stesso. In più, se in futuro dovrai modificare l'intervallo, sarà molto più veloce avere la formula già preimpostata, piuttosto che dover rifare il lavoro convertendo la stringa di celle in una formula ex novo.
Riduci la variabilità per ottimizzare l'analisi
Quante volte capita che, per un errore di battitura, per dimenticanza, o semplicemente perché è il millesimo dato che inseriamo, indichiamo cose simili con nomi diversi? Ad esempio una ricerca può riguardare "bovini" o "bovino", oppure una data prova può essere "chiusa" o "conclusa". Se per chi legge non fa alcuna differenza, per un qualunque programma di analisi la differenza esiste e moltiplica le variabili in gioco una volta che si vanno ad elaborare i dati.
Come fare quindi? Utilizza lo strumento "Convalida dati" per creare menu a tendina nelle celle che sai già saranno compilate sempre con gli stessi termini (ad esempio puoi preparare un menu con le specie animali che tratti, le patologie di cui ti occupi, i nomi dei gruppi che consideri nella tua ricerca, ecc.). Risparmierai tempo in fase di compilazione e velocizzerai molto l'analisi dei dati alla fine.
Ad ognuno il suo nome
Quando crei una tabella, questa viene automaticamente nominata dal programma (vedi esempio in figura). Sarebbe bene che ogni elemento del file avesse un nome specifico, in modo da poter essere facilmente richiamato in fase di elaborazione dati, senza impazzire per capire di cosa stiamo parlando. Quando ci si trova ad elaborare molti dati in contemporanea, risulta sicuramente più facile capire cosa sia "anamnesi_05_2022" piuttosto che "Tabella1"!
Possiamo fare la stessa cosa anche con le singole celle. Ad ogni cella è possibile assegnare un nome, andandolo a sostituire alle coordinate standard (A1, B5, D10, tanto per capirci). Se sai che in una certa cella sarà sempre contenuto uno specifico dato, cambia il nome di questa cella e rendila riconoscibile. Quando dovrai usare quel dato in una o più formule, sarà più semplice seguire la logica dell'analisi.
Conoscevi già tutto questo? Ti interesserebbe approfondire? Scrivimi a bohsyarn@gmail.com e sarò felice di leggerti!