Hai di fronte un progetto impegnativo e a cui tieni molto, hai già fatto un elenco dei passi che dovrai fare e hai organizzato una scaletta molto dettagliata per portare a termine il lavoro nel migliore dei modi. Cominci con la carica giusta e ti butti a capofitto sul tuo programma. Poi arriva il weekend e ti prendi una meritata pausa. Torna il lunedì e la spinta iniziale si è smorzata. Cominci a distrarti facilmente, trovare mille cose più interessanti da fare di quella task un po' noiosa che ti toccherebbe oggi. Passano i giorni e il tuo programma procede a rilento, la scadenza si avvicina e, nonostante le tue giornate sembrino piene, cominci a pensare di non farcela a consegnare in tempo. Forse sarebbe meglio chiedere una proroga. Oppure no?
Schemi e liste: punto di partenza necessario, non sufficiente
Ogni progetto può essere scomposto in fasi, ogni fase in sotto-fasi e così via, fino al compito più piccolo possibile, lo step (quasi) facilmente raggiungibile che ti porta un passo più vicino alla meta. Quando ti trovi di fronte ad un lavoro più o meno complesso da affrontare, più piccoli sono i passaggi in cui lo scomponi, più facile sarà completarlo in modo efficace. E, molto importante per mantenere la motivazione, ricordati di trovare sempre un modo per celebrare ogni piccolo traguardo raggiunto! Ma fare questa scomposizione è davvero sufficiente? Secondo la mia esperienza, no. La procrastinazione è sempre in agguato e ad un certo punto (più o meno vicino per ciascuno di noi) rimandare il prossimo passo sarà così facile che difficilmente resisteremo alla tentazione. Quindi scomporre è essenziale per avere chiari gli step da compiere, ma non è sufficiente a completare il lavoro nei tempi stabiliti.
Agenda: tanto sottovalutata quanto potente
Se hai preparato la tua to-do-list sei già a buon punto. Il prossimo passo è prendere la tua agenda (vedi tu se ti trovi meglio con una cartacea o digitale) e valutare quanto tempo manca alla consegna prevista. Ora armati di pazienza e spalma i punti della lista sul tempo a tua disposizione. Attenzione! Non riempire completamente tutti gli spazi: prevedi dei "blocchi cuscinetto" che ti permettano di assorbire gli imprevisti.
Un ultimo accorgimento
Adesso che la tua agenda è pronta e che hai chiari tutti i passi da percorrere da qui alla meta, puoi partire e stai certo che sarà molto più difficile indugiare nella procrastinazione. Ricordati soltanto un'ultima cosa: ciò che non è (o non può essere) inserito in agenda, non esiste e non va fatto. Sarai tentato di dire molti "sì" ad attività divertenti o anche utili che ti si presenteranno nel corso del tuo lavoro. Se puoi farle rientrare negli spazi vuoti rimasti in agenda, oggi o nei prossimi giorni, benissimo! In caso contrario, non cedere e vai avanti per la tua strada. Hai preparato un piano d'azione efficiente ed efficace: non fartelo rovinare proprio ora!
E se non ha funzionato?
Difficilmente un programma ben strutturato fallisce, ma può capitare di sottovalutare qualche parte e di arrivare troppo sotto data per poter consegnare in tempo. Come puoi fare? Se hai modo di aumentare il ritmo, fallo e porta a termine tutto nei tempi previsti: sarà un ultimo tratto in salita, ma ti potrai godere la vista una volta arrivato. Se invece stai già dando il massimo ma non è sufficiente: chiedi aiuto! Non si tratta di un fallimento, ma di un errore di percorso che ti ha insegnato cosa non ripetere la prossima volta, un modo per crescere e aumentare la tua consapevolezza. Rimane il fatto che così bucherai la scadenza, quindi non farti troppi problemi e delega parte del lavoro a qualcuno che possa aiutarti, facendo tesoro di questa esperienza per il futuro. Oltre a consegnare tutto per tempo, avrai anche modo di arricchirti guardando il tuo lavoro da un punto di vista diverso, che può farti notare sfaccettature che non avresti altrimenti scoperto.
A chi delegare? Non ci sono regole fisse, purché sia una persona di cui ti fidi e che ha le competenze per fare parte del lavoro al posto tuo. Può essere un collega, un amico, un familiare, oppure anche un esterno. Non ha importanza chi sia, l'importante è che faccia il lavoro come vuoi tu e, possibilmente, aggiunga qualcosa di suo per renderlo ancora migliore.
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