Sono sicura che anche tu almeno una volta al giorno usi la posta elettronica. Eppure sono anche abbastanza sicura che non conosci almeno una di queste "regole" per usare le email nel modo più efficace.
L'oggetto
Il primo punto, molto importante, è quello di usare correttamente l'oggetto della mail. Molto spesso mi capita di ricevere mail di studenti che non hanno un oggetto o che ne hanno uno poco chiaro. L'oggetto è la prima cosa che leggi quando ti arriva un messaggio di posta, prima ancora di aprirlo. Per questo motivo dovrebbe essere corto ma significativo in modo che chi riceve la mail sappia già di cosa si parlerà e che un domani, scorrendo la lista mail, possa facilmente ritrovare il messaggio che gli interessa. Per lo stesso motivo, tutto la conversazione relativa ad uno stesso argomento dovrebbe riportare lo stesso oggetto, evitando di cambiarlo ad ogni mail. Fanno eccezione conversazioni molto lunghe, nel corso delle quali l'argomento cambia: in questo caso l'oggetto cambierà nel momento in cui lo farà anche l'argomento trattato.
Rispondi, non creare un nuovo messaggio
Se l'oggetto viene usato male, ritrovare le mail o capire di cosa parlano in modo rapido diventa complicato. La stessa perdita di tempo si ha quando, invece di usare il tasto dedicato, si crea un messaggio ex novo per inviare la propria risposta. Così facendo il programma di posta del destinatario non potrà raggruppare questa risposta nella conversazione corretta e si perderà tempo per ricomporre tutti i vari pezzi della stessa. Utilizza il tasto "rispondi" e mantieni l'oggetto del messaggio originale: sarà molto più semplice ripercorrere tutti gli scabi avuti.
Può capitare che nella conversazione siano coinvolte più persone: in questo caso la cosa migliore da fare è utilizzare il "rispondi a tutti", altrimenti è quasi certo che ti sfuggirà qualche destinatario!
Cosa scrivere?
In generale un messaggio di posta, soprattutto se è il primo che invii ad una persona, si sviluppa in questo modo:
- Caro [destinatario]↲
- Ci sono diverse varianti di saluto a seconda del tipo di messaggio e del destinatario. Scegli quello più adatto alla tua situazione specifica.
- sono [nome e cognome].
- Questo è un punto facoltativo se non è la prima mail della conversazione o la prima volta che scrivi a questo destinatario. Se però il caso è proprio questo, può essere appropriato dare qualche informazione in più sul proprio conto.
- scrivo per [questo motivo].↲
- Ovviamente è la parte più importante del messaggio e deve essere molto chiara e completa di tutte le informazioni utili a capire il problema e a poter dare una risposta efficace. Non "abusare" del tempo del destinatario: dì tutto quello che ti sembra necessario, ma nel modo più conciso possibile. Spesso si ricevono anche più di 100 mail al giorno: più il tuo messaggio va dritto al punto, meglio sarà accolto da chi lo riceve.
- Cordiali saluti, ↲
[nome o nome e cognome].- Anche in questo caso, scegli la chiusura che più si addice al tuo messaggio e al tipo di conversazione che stai portando avanti, l'importante è essere gentili e appropriati al contesto.
Se una di queste parti manca, il messaggio rischia di essere poco chiaro, incompleto, o sembrare sgarbato e, peggio ancora, difficilmente riceverai una risposta esaustiva. Molto spesso leggo email usate come se fossero messaggi di WhatsApp o Telegram, ma sono strumenti completamente diversi. Le mail vengono utilizzare principalmente per scopi professionali e vanno di conseguenza pensate come strumenti lavorativi: devone essere chiare, concise, complete e facilmente rintracciabili nella mole di messaggi che tutti noi ogni giorno riceviamo e che si accumulano nella casella di posta.
Tu fai già tutto questo? Fammelo sapere cliccando il tasto qui sotto! Spero di poterti leggere presto!