Capita solo a me di avere mille cose da fare, altrettante nella wishlist, e di faticare a incastrare tutto? E quanto è odioso quando ti vengono in mente mille cose nel corso della giornata, ma la sera te ne ricordi solo un decimo? Ecco alcuni strumenti utili che potrebbero semplificarti la vita.
Note.. non solo musicali
Ogni momento è buono per avere un'idea geniale... o anche solo per ricordarsi della carta igienica che sta finendo e va ricomprata. Dimenticarsene sarebbe quanto meno problematico! Tieni in tasca o nella borsa un piccolo taccuino (ne basta davvero uno minuscolo) per annotazioni veloci appena ti vengono in mente le cose. Non serve siano dettagliate, basta che ti facciano tornare in mente il pensiero originale quando avrai un momento di calma per organizzarle meglio. Se trovi anacronistica un'idea così "analogica", ci sono moltissime app gratuite che fanno esattamente la stessa cosa. Mi sento di consigliarti queste:
- Google keep: molto intuitivo e già incluso negli smartphone Android, fa bene la sua funzione di blocco note, anche se risulta più basico rispetto ad altre app;
- Airtable: già nella versione gratuita è sincronizzabile su più dispositivi e permette di includere molte informazioni per ogni punto, in modo da poterli anche suddividere per categorie o per priorità (è in inglese);
- Todoist: organizza le to-do list in modo semplice ed efficace, con la possibilità di sbloccare ulteriori funzioni nelle versioni a pagamento;
- Evernote: puoi appuntare di tutto, includendo link, immagini, foto, e molto altro, sincronizzando più dispositivi (ha una versione gratuita e piani a pagamento, a seconda delle esigenze).
Condividi impegni e note
Molte app (come ad esempio, Google calendar) permettono di creare più di un calendario, in modo da non dover per forza condividere tutto con tutti, ma solo quello che si vuole. Inoltre, le app per prendere nota prevedono la presenza di più collaboratori per ognuna di esse.
Se vivi in famiglia o hai dei coinquilini, condividere con gli altri membri del gruppo il tuo calendario può essere molto utile per diversi motivi: si condivide il "peso" degli impegni di ognuno, si evita di sovraccaricare le singole persone, si possono organizzare insieme momenti di relax o svago, si responsabilizza ogni membro del gruppo per quello che può competere più di una persona. Infatti, usando un'agenda condivisa si può facilmente sapere cosa starà facendo ognuno in un dato momento e quando sarà libero. Inoltre ci si possono dare scadenze e compiti in comune. Condividendo sia il calendario che alcune note, si può ad esempio organizzare la lista della spesa per tempo e in collaborazione. Se sappiamo tutti che domani alle 12 farò io la spesa, tutti scriveremo, entro quell'ora e nella relativa nota condivisa, quello che ci serve venga acquistato. Una volta in negozio, avrò una sola nota da controllare e non avrò dovuto sprecare troppo tempo a pensare ai bisogni di ciascuno. Chi arriva tardi o dimentica di inserire qualcosa in lista, aspetta la prossima spesa o si organizza in autonomia.
Se invece vivi da solo, puoi sfruttare la condivisione di agenda e note per organizzare uscite o gruppi di studio con amici e colleghi. Ad ognuno il suo, ma condividere rende più leggera l'organizzazione!
10 minuti che ti salvano la giornata
Che sia prima di andare a letto la sera prima o appena sveglio la mattina, ritagliati 10 minuti per stilare una lista delle cose da fare nella giornata (se hai seguito il mio primo consiglio, riprendi anche la lista delle "idee sparse"). L'agenda si riempie man mano che saltano fuori impegni vari, ma potrebbe esserti sfuggito qualcosa che, a mente ferma, ti accorgi di non aver inserito. Dai una priorità ad ogni punto e parti da quelle più importanti. Organizzati una lista che sia affrontabile nell'arco della giornata che ti aspetta e dedica uno slot di tempo in agenda ad ogni punto. Se sei del "team analogico" usa pure carta e penna. Se, invece, preferisci il digitale, Airtable e Todoist sono perfette per questo tipo di utilizzo. I punti in elenco che rimangono fuori dalla programmazione in agenda, restano validi per il giorno successivo o nel caso un impegno salti o richieda meno tempo di quanto avevi previsto.
Sembrano molte cose, ma bastano davvero 10 minuti. Come risultato avrai una traccia ben progettata da seguire ed eviterai di fermarti alla fine di ogni attività a pensare "e ora cosa faccio per primo?". Il risparmio di tempo e stress nell'arco della giornata è assicurato, così come una maggiore efficienza nell'usare il tempo che hai a disposizione.
Tu come fai a fare tutto e ad organizzare le giornate? Quale di questi punti trovi sia più utile per te e vuoi mettere in pratica da subito? Scrivimi a bohsyarn@gmail.com!