Sarà capitato anche a te: apri il file e inizi a scrivere il tuo testo, senza preoccuparti di altro. Può sembrare la cosa più semplice da fare, ma non è così. Vediamo insieme perché si dovrebbe preparare la struttura del documento prima di cominciare a scrivere. Chi si sognerebbe di dipingere la facciata di un grattacielo senza prima montare un'impalcatura?
Impieghi poco tempo e ne risparmi molto di più
All'interno di un documento di testo ci saranno titoli, sottotitoli, elenchi puntati, note, didascalie, ecc. Tutte queste parti vanno formattate e ci sono due modi per farlo: a monte, o a valle. Se prima scrivi il testo e lo formatti solo in un secondo momento, potresti saltare per sbaglio alcuni punti. In ogni caso, ti servirà tempo per rileggere tutto lo scritto e formattare di volta in volta le parti di testo che incontri. Impostare tutto all'inizio del lavoro ti permette di risparmiare molto tempo: deciderai una sola volta la formattazione per le singole parti di testo e poi ti basterà selezionare la formattazione desiderata mentre stai scrivendo.
La coerenza prima di tutto
In ogni documento, ma soprattutto in quelli ufficiali e/o piuttosto lunghi, la coerenza nella formattazione permette di dare un aspetto professionale e migliorare la leggibilità del documento stesso. Impostare la formattazione generale ti permette di evitare errori e di mantenere coerenti tra loro le diverse parti di testo. Un esempio? Non ti capiterà più di avere un titolo in dimensione 16, e un altro, magari nella pagina successiva, in dimensione 14. Trucco da perfezionisti? Può sembrare così, in realtà in molti notano "errori" di questo tipo e valutano di conseguenza l'autore del documento.
Tanti automatismi, poco sfruttati
I programmi di testo non sono semplicemente dei fogli bianchi su cui scrivere. Hanno al loro interno molti automatismi che velocizzano il lavoro di chi scrive e rendono più professionale il risultato finale. Un esempio su tutti è la compilazione di sommari aggiornati e aggiornabili con un semplice click. Se ti prendi due minuti per impostare la struttura del testo prima di cominciare a scrivere, potrai sfruttare questa funzione. Eviterai di dover controllare punto per punto il tuo documento, con tanto di corrispondenza titolo-pagina da gestire a mano ad ogni modifica. Questo è solo un esempio, ma ce ne sarebbero molti altri da poter fare, uno per ogni elemento del testo di cui puoi impostare la formattazione in anticipo.
Tu come utilizzi i programmi di scrittura? Hai mai pensato di dare un'impostazione predefinita ai tuoi documenti? Fammi sapere cosa ne pensi scrivendo a bohsyarn@gmail.com!
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