Per descrivere efficacemente un comportamento, è fondamentale adottare un approccio oggettivo e osservabile, evitando etichette o giudizi personali.
Nel tempo ho personalmente modellizzato 4 criteri chiave ed una precisa sintassi per una descrizione accurata:
- Oggettività: Un comportamento è una reazione visibile e misurabile agli stimoli di un ambiente. Non si tratta di un'interpretazione soggettiva, ma di un’azione osservabile, situabile nello spazio e nel tempo.
- Caratteristiche Misurabili: Per descrivere un comportamento, è utile identificarne parametri misurabili come:
- Frequenza: Quante volte compare in un certo intervallo di tempo.
- Durata: Il tempo totale di esecuzione del comportamento.
- Intensità: La “forza” o energia dell’azione, quantificabile su scale ordinali.
- Latenza: Il tempo che intercorre tra lo stimolo e l’inizio del comportamento.
- Evitare Giudizi: La descrizione deve concentrarsi su cosa effettivamente accade, evitando termini che giudichino o etichettino l’azione. Questo permette di focalizzarsi sugli effetti concreti del comportamento, rendendo il feedback più significativo e utile per il cambiamento.
- Impatto e Rilevanza: È importante esplicitare l’impatto del comportamento sull’ambiente o sugli altri. Questo aiuta a rendere la descrizione completa e comprensibile, permettendo a chi la riceve di cogliere l’importanza e le conseguenze dell’azione.
La sintassi che seguo è la seguente:
[Situazione] + [Comportamento] + [Impatto].
Faccio alcuni esempi per essere più “pragmatico”:
1. Esempio: Puntualità nelle riunioni
- Descrizione Scorretta: "È sempre in ritardo alle riunioni e non rispetta il tempo degli altri."
- Perché è (secondo me) sbagliata: Questa descrizione è giudicante e vaga ("sempre" e "non rispetta"), senza dati concreti né osservazioni oggettive.
- Descrizione Corretta: "Durante le ultime 3 riunioni settimanali (situazione), Mario è arrivato con un ritardo di circa 10 minuti (comportamento), il che ha comportato un inizio posticipato e una riduzione del tempo disponibile per affrontare tutti i punti dell'ordine del giorno (impatto)."
- Perché è (secondo me) corretta: La descrizione è specifica e misurabile, si basa su dati concreti e descrive l’impatto oggettivo del comportamento.
2. Esempio: Partecipazione in un meeting
- Descrizione Scorretta: "Sara è disinteressata durante le riunioni e non contribuisce mai alla discussione."
- Perché è sbagliata: Termini come "disinteressata" sono interpretativi e vaghi, senza riferimento a comportamenti specifici.
- Descrizione Corretta: "Durante il meeting di mercoledì scorso (situazione), Sara ha evitato il contatto visivo e non ha preso la parola né risposto alle domande rivolte dal team (comportamento), lasciando alcuni punti di discussione aperti e rallentando il processo decisionale (impatto)."
- Perché è corretta: La descrizione si basa su fatti osservabili, non etichette, ed evidenzia l’impatto concreto del comportamento.
3. Esempio: Comunicazione in pubblico
- Descrizione Scorretta: "Luca è insicuro quando presenta e confonde sempre le idee."
- Perché è sbagliata: Parole come "insicuro" e "confonde" esprimono giudizio senza indicare azioni specifiche.
- Descrizione Corretta: "Durante la presentazione settimanale (situazione), Luca ha fatto diverse pause di oltre 5 secondi e ha riformulato alcune idee più volte (comportamento), causando difficoltà nel seguire il discorso e generando domande ripetute da parte del pubblico (impatto)."
- Perché è corretta: La descrizione è oggettiva e rileva un impatto concreto, evitando interpretazioni soggettive come "insicuro."
4. Esempio: Gestione del feedback
- Descrizione Scorretta: "Marco non accetta le critiche e reagisce in modo difensivo."
- Perché è sbagliata: "Non accetta" e "reagisce in modo difensivo" sono interpretazioni e non descrivono il comportamento specifico.
- Descrizione Corretta: "Nella riunione di feedback settimanale (situazione), Marco ha interrotto il collega tre volte mentre riceveva un suggerimento (comportamento), portando a una discussione più lunga e limitando lo spazio per il confronto costruttivo (impatto)."
- Perché è corretta: La descrizione è specifica e dimostra come il comportamento influisce sugli altri, senza interpretare le intenzioni di Marco.
Penso che questi esempi evidenziano l’importanza di descrivere i comportamenti in modo oggettivo, misurabile e privo di giudizi, rendendo il feedback molto più utile e mirato al miglioramento concreto.
Ma a chi serve questa Competenza ? … e quando ?
Penso che questa competenza di saper descrivere oggettivamente i comportamenti sia fondamentale per un formatore nella formazione esperienziale. Durante attività esperienziali metaforiche come small techniques, role play, o outdoor training, i partecipanti vivono esperienze reali che mettono in evidenza vari comportamenti.
Dopo queste esperienze, è essenziale guidarli nella riflessione sui comportamenti osservati, stimolandoli a comprenderne l'impatto senza giudizi. In un secondo momento, è altrettanto importante concettualizzare o identificare un modello teorico dalla letteratura che aiuti a dare una struttura all’esperienza vissuta. Questo passaggio rende gli apprendimenti più solidi, ma non è sufficiente: il ciclo formativo si completa solo quando si progettano comportamenti specifici e concreti che i partecipanti possano mettere in pratica nel loro contesto lavorativo, applicando in modo diretto quanto appreso.
Questa metodologia garantisce che la formazione esperienziale non resti un esercizio teorico, ma diventi uno strumento concreto di cambiamento e miglioramento continuo.
Un'altra situazione in cui la capacità di descrivere i comportamenti in modo oggettivo è cruciale è per il manager che deve fornire feedback a un collaboratore.
Nel contesto di una valutazione o di un feedback costruttivo, una descrizione chiara e neutra dei comportamenti osservati permette di evitare interpretazioni personali o giudizi, focalizzandosi su fatti concreti. Utilizzando uno schema preciso, il manager può articolare il feedback in modo che il collaboratore comprenda cosa è stato osservato (situazione e comportamento) e quale impatto ha avuto sul lavoro o sul team.
Questo approccio facilita una comunicazione aperta e costruttiva e aumenta le probabilità che il collaboratore accetti e lavori sui feedback ricevuti. Descrivere oggettivamente i comportamenti promuove inoltre una cultura aziendale basata sulla trasparenza e sul miglioramento continuo, rendendo il feedback uno strumento di crescita piuttosto che di critica.